Pejabat Pengadaan dalam Pengadaan Langsung
Tulisan ini muncul karena sering ditanyakan posisi pejabat pengadaan dalam pengadaan langsung, terutama untuk nilai sampai dengan 50 juta rupiah. Sebelum menjawab ini menggunakan buku konsolidasi saya mencoba meruntut ihwal pejabat pengadaan secara utuh.
Ada sekitar 29 pasal yang mengandung kalimat Pejabat Pengadaan. Dari ke 29 pasal ini tidak sedikitpun kata ataupun pengertian yang membatasi keterlibatan Pejabat Pengadaan dalam pengadaan langsung. Baik itu dari sisi nilai maupun dari sisi kompleksitas, ataupun juga terkait kebijakan penyederhanaan aturan dan tata cara.
Pasal 1 ayat 9, pasal 16, pasal 17 dan pasal 45 tegas menyatakan bahwa Pengadaan Langsung dilaksanakan oleh pejabat pengadaan dan pejabat pengadaan ditunjuk untuk melaksanakan pengadaan langsung. Dari sini dapat disimpulkan bahwa pengadaan langsung adalah proses pengadaan barang/jasa paling tinggi 200 juta untuk non konsultan dan paling tinggi 50 juta untuk konsultansi, kemudian dilaksanakan oleh satu orang pejabat pengadaan. Hal ini bisa dibaca pada Pasal 39 dan pasal 45.
Kemudian tidak ada penjelasan sedikitpun bahwa terdapat pengadaan barang/jasa yang tidak melibatkan pejabat pengadaan/pokja ULP. Sehingga pertanyaan apakah pengadaan langsung dengan nilai sampai dengan 10 juta atau 50 juta rupiah tidak melibatkan pejabat pengadaan? Jawabannya tidak ada!
Pejabat Pengadaan bukan Pejabat Pembelian
Pasal 57 ayat 5 menyebutkan bahwa Pengadaan Langsung non konsultansi dilakukan dengan 2 cara yaitu :
- Pembelian/pembayaran langsung apabila didapatkan bukti perjanjiannyabukti pembelian dan kuitansi. Catatan khusus konstruksi pembelian/pembayaran langsung paling rendah hanya untuk mendapatkankuitansi.
- Permintaan penawaran yang disertai dengan klarifikasi serta negosiasi teknis dan harga kepada Penyedia untuk Pengadaan Langsung yang menggunakan SPK.
Pasal 58 ayat 5 Pengadaan Langsung konsultansi hanya bisa dilakukan dilakukan dengan permintaan penawaran yang diikuti dengan klarifikasi serta negosiasi teknis dan biaya kepada calon Penyedia.
Hal ini sesuai dengan yang saya ulas dalam artikel Memahami Pengadaan Langsung dengan Kraljic Box.
Dari kedua cara pengadaan langsung ini muncul pemikiran tidak diperlukan pejabat pengadaan pada proses pembelian langsung terutama yang menggunakan bukti pembelian. Benarkah ini? Menurut saya keliru. Kelirunya ada pada anggapan tugas pejabat pengadaan hanya untuk proses pembelian.
Pejabat pengadaan bertugas sebagai manajer pembelian dalam satu unit kerja sehingga tugas utamanya adalah mengelola pembelian (purchasing management). Apakah mengelola identik dengan melaksanakan pembelian? Tentu tidak. Manajemen pembelian lebih luas dari sekedar melaksanakan pembelian, karena didalamnya terdapat fungsi merencanakan, melaksanakan, mengendalikan dan mengevaluasi. Untuk itulah sebutannya bukan Pejabat Pembelian tetapi Pejabat Pengadaan.
Pasal 34 ayat 2 menegaskan Pejabat Pengadaan melakukan perencanaan pemilihan Penyedia Barang/Jasa selain PPK dan/atau ULP. Bahkan pejabat pengadaan dapat melakukan kaji ulang terhadap paket pekerjaan, yang notabene adalah wilayahnya PA/KPA.
Sehingga tidak menutup kemungkinan dari pertimbangan pejabat pengadaan, beberapa paket pekerjaan yang nilainya s/d 200 juta, diusulkan dilakukan konsolidasi. Hasil dari konsolidasi ini menghasilkan paket pengadaan yang nilainya diatas s/d 200 juta. Maka kemudian proses pemilihan penyedianya dilakukan oleh Pokja ULP melalui pelelangan. Ingat artikel Analisa Paket Pekerjaan dan Paket Pengadaan.
Pengesahan Bukti Perjanjian
Satu lagi pertanyaan yang sering muncul yaitu apa peran pejabat pengadaan dalam pembelian langsung menggunakan bukti pembelian dan/ataukuitansi? Pembelian langsung ada dalam tataran pelaksanaan maka dari itu pejabat pengadaan dapat saja tidak terlibat langsung dalam proses pelaksanaan. Misalkan untuk pembelian ATK diputuskan dengan metode pembelian langsung. Maka transaksi dapat saja dilakukan atas nama pejabat pengadaan. Baik itu oleh PPK, PPTK, staf yang ditunjuk atau siapapun. Terpenting adalah hasil, report pembelian dan bukti perjanjian dapat dipertanggungjawabkan.
Secara hirarki bukti pembelian lebih rendah dari kuitansi. Bukti pembelian/nota dibuat oleh pedagang dan diberikan kepada pembeli. Dari sisi pengesahan cukup dari pihak penjual, meski pada prakteknya ada juga pengesahan oleh yang menerima barang atau yang menyerahkan uang tunai pembayaran. Terutama untuk pembelian barang yang mengandung purna jual atau garansi.
Sedangkan kuitansi adalah bukti penerimaan sejumlah uang yang ditanda tangani oleh penerima uang dan diserahkan kepada yang membayar sejumlah uang tersebut. Titik fokus kuitansi tidak lagi hanya sekedar berpindahnya barang/jasa, tetapi juga histori alur uang/pembayaran. Siapa yang membayar dan siapa yang menerima pembayaran. Siapa yang menerima barang dan siapa yang memberikan barang. Disisi penandatanganan juga harus dari dua pihak.
Pejabat Pengadaan Melakukan Transaksi, Itu Dulu!
Lalu dimana peran pejabat pengadaan? Sekali lagi pejabat pengadaan adalah manajer pembelian yang mengelola pembelian sampai dengan 200 juta untuk non konsultansi dan sampai dengan 50 juta untuk konsultansi.
Terkait pelaksanaan maka diperhatikan kebijakan penyederhanaan aturan dan tata cara. Kalau dalam kondisional tertentu pembelian/pembayaran langsung lebih efisien dan efektif dilakukan selain pejabat pengadaan silakan. Namun perlu diingat proses pembelian dan bukti perjanjian harus dapat dipertanggungjawabkan kepada dan/atau oleh pejabat pengadaan.
Bukankah pejabat pengadaan melakukan transaksi? Perlu kita cermati bahwa klausul ini telah diperbaiki pada Perka 6 tahun 2012. Kalimat Pejabat Pengadaan melakukan transaksi ada pada Lampiran II Tata Cara Pemilihan Penyedia Barang P54/2010 sebelum dirubah dengan P70/2012. Kini sudah tidak ada lagi. Ini memperkuat posisi pejabat pengadaan, tidak hanya sebagai pejabat pembelian. Sejatinya pengelola pengadaan dengan nilai sampai dengan 200 juta memang tidak sekedar petugas pembelian tapi manajer pembelian/pengadaan. Untuk itu sertifikasi ahli pengadaan wajib bagi pejabat pengadaan.
Sumber : https://samsulramli.wordpress.com/2012/11/25/pejabat-pengadaan-dalam-pengadaan-langsung/#more-542
